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Wenn du als Solopreneur oder kleiner Unternehmer schon mal gedacht hast „Ich arbeite eigentlich den ganzen Tag – aber irgendwie komme ich nicht vorwärts“, dann ist KI-Automationen ohne Code: 7 Tasks, die du diese Woche automatisieren kannst (und welche Tools dafür wirklich taugen) genau das, was ich mir selbst vor ein paar Monaten als Anleitung gewünscht hätte.
Ich bin Robert, ich erweitere gerade mein Business und ich habe keine Lust mehr auf „Tool-Spielerei“. Ich will Ergebnisse: weniger Kleinkram, schnellere Abläufe, mehr Fokus auf Umsatz und Produkt. Und genau dafür ist KI-Automation gerade extrem spannend – weil du heute Dinge automatisieren kannst, für die du früher entweder einen Entwickler oder sehr viel Geduld gebraucht hättest.
In unserer Reihe: Innovationen in KI und Technologie stelle ich einige Tools und Workflow vor, die mir meine Arbeit in vielen Dingen leichter gemacht haben.
Wichtig vorweg: Automation heißt nicht, dass du alles blind laufen lässt. Es heißt, dass du Wiederholungen aus deinem Kopf rausziehst und in ein System packst. Damit du nicht jeden Tag die gleichen Entscheidungen neu treffen musst.
Was „KI-Automation ohne Code“ in der Praxis wirklich bedeutet
Wenn ich „ohne Code“ sage, meine ich nicht „ohne Denken“. Du brauchst ein klares Ziel, ein paar Regeln und eine saubere Reihenfolge. Dann kannst du mit Tools wie Zapier, Make oder n8n sehr viel bauen – und KI (z.B. ChatGPT) übernimmt die Aufgaben, die früher menschliche Textarbeit oder Recherche waren.
Die meisten scheitern an zwei Dingen:
- Sie automatisieren Chaos: unklare Abläufe werden nur schneller unklar.
- Sie automatisieren das Falsche: hübsche Spielereien statt echter Zeitfresser.
Darum gebe ich dir jetzt sieben Tasks, die du wirklich in einer Woche umgesetzt bekommst – und die in meinem Alltag spürbar Wirkung haben.
Die 7 Tasks (mit Tool-Empfehlung): Was lohnt sich wirklich?
Ich zeige dir pro Task: Wofür es gut ist, wie ich es aufsetze (einfach), und welche Tools ich dafür wirklich sinnvoll finde.
Task 1: „E-Mail → Aufgabenliste“ (damit Anfragen nicht im Postfach sterben)
Das ist der Klassiker: Eine Kundenanfrage kommt rein, du liest sie, denkst „mach ich nachher“ – und plötzlich ist sie weg. Oder du antwortest, aber die Folgeaufgabe (Angebot, Termin, Unterlagen) bleibt liegen.
Was du automatisierst
- Erkenne relevante E-Mails (z.B. Label „Anfrage“, Betreff enthält „Angebot“, Absender ist Kunde)
- Erstelle automatisch einen Task in deiner Liste (Google Sheets / Trello / Notion)
- Setze eine Deadline oder einen nächsten Schritt
Tools, die dafür taugen
- Make (sehr flexibel, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis)
- Zapier (sehr schnell aufzusetzen, aber teurer)
- Gmail + Google Sheets als einfache „CRM-light“-Basis
Mein Praxis-Setup
Ich nutze als „Quelle der Wahrheit“ oft ein simples Sheet mit Spalten: Name, Thema, Status, nächster Schritt, Datum. Die Automation trägt die Mail-Infos ein und macht daraus einen Task. Ich entscheide dann nur noch: „Heute erledigen“ oder „Termin setzen“.
Aus meiner Erfahrung bringt dir das nicht nur Ordnung, sondern vor allem Umsatz: weil du schneller reagierst und weniger Chancen verlierst.
Task 2: „Meeting-Notizen → Zusammenfassung + To-dos“ (damit Gespräche nicht verpuffen)
Du kennst das: Du hast einen Call, danach bist du schlauer – aber du hast keinen klaren Plan. Genau hier ist KI extrem stark: aus Notizen, Stichpunkten oder Transkript eine klare Zusammenfassung plus Aufgaben machen.
Was du automatisierst
- Notizen aus Google Docs/Notion oder ein Transkript (z.B. aus Zoom/Meet)
- Zusammenfassung (3–7 Bullet Points)
- To-do-Liste mit Verantwortlichkeiten (auch wenn du erstmal allein bist)
- Follow-up-Mail-Entwurf
Tools, die dafür taugen
- Google Docs + KI-Auswertung (über Workflow/Agent wie Clawbot)
- Make/Zapier als Automations-Schicht
- Ein zentrales „Call“-Dokument, in das alles automatisch reinläuft
Mein Praxis-Setup
Ich habe einen festen Ordner „Calls“. Jeder Call bekommt ein Datum im Titel. Danach läuft eine Automation: „Nimm die Notizen → erstelle Summary + To-dos → schreibe in ein Sheet“. Dadurch muss ich nach einem Gespräch nicht mehr „im Kopf behalten“, was zu tun ist.
Task 3: „Rechnung/Beleg → Kategorie + Ablage“ (Buchhaltung ohne Stress-Spitzen)
Das ist der Task, den keiner feiert – bis er merkt, wie viel mentaler Druck davon kommt. Belege sammeln, sortieren, nach Kategorien ordnen… Wenn du das nicht automatisierst, frisst es dich am Monatsende.
Was du automatisierst
- Beleg kommt rein (E-Mail-Anhang, Upload, Scan)
- Automatisch in den richtigen Drive-Ordner legen
- Optional: kurzer Eintrag in eine Ausgabenliste (Datum, Anbieter, Betrag, Kategorie)
Tools, die dafür taugen
- Google Drive Ordnerstruktur + Auto-Ablage
- Make für Anhänge aus Gmail
- Ein simples Ausgaben-Sheet (du brauchst nicht sofort ein komplexes Tool)
Mein Praxis-Setup
Ich habe Ordner nach Kategorien. Alles, was z.B. „invoice“, „Rechnung“ oder bestimmte Absender enthält, wird automatisch abgelegt. Ich prüfe 1x pro Woche kurz, ob alles passt. Das reicht meistens.
Task 4: „Website/Shop-Feedback → Support-Antworten als Vorlagen“ (damit du nicht jeden Tag dieselben Mails schreibst)
Support kostet nicht nur Zeit, sondern auch Energie. Wenn du jeden Tag ähnliche Fragen beantwortest, brauchst du Standards. Genau hier ist KI perfekt: Sie hilft dir, aus deinen echten Antworten saubere Vorlagen zu bauen.
Was du automatisierst
- Erkenne wiederkehrende Fragen (Lieferzeit, Zahlungsarten, Zugang, Termin)
- Erstelle automatisch einen Antwortentwurf im passenden Ton
- Lege dir eine Vorlagenbibliothek an
Tools, die dafür taugen
- Helpdesk-light: Gmail + Label + Vorlagen
- Textbausteine: in deinem E-Mail-Tool oder als Doc
- KI-Entwürfe über Clawbot/Agent (damit es zu deinem Stil passt)
Mein Praxis-Setup
Ich nehme meine 20 häufigsten Antworten und lasse daraus eine Vorlagenliste bauen. Danach nutze ich KI nur noch für Anpassungen. Ergebnis: schneller, konsistenter, professioneller – und ich komme nicht in dieses „ich muss jetzt nett formulieren“-Mindset, wenn ich eigentlich arbeiten will.
Task 5: „Content-Idee → Outline + 3 Hooks“ (damit Marketing nicht vom Zufall lebt)
Wenn du Content machst, weißt du: Ideen sind nicht das Problem. Umsetzung ist das Problem. Darum automatisiere ich nicht „den ganzen Artikel“, sondern den Anlauf: Outline, Hooks, Struktur. Dann ist der Einstieg leicht.
Was du automatisierst
- Du sammelst Ideen in einer Liste (z.B. Sheet)
- Für jede Idee erzeugt KI automatisch: Outline (H2/H3), 3 Social Hooks, 5 Bullet Points
- Optional: SEO-Suchintention (informational/transactional) als Label
Tools, die dafür taugen
- Google Sheets als Ideen-Backlog
- Make/Zapier für „neue Zeile → KI Output zurückschreiben“
- Ein fester Output-Standard (damit es nicht jedes Mal anders aussieht)
Mein Praxis-Setup
Ich habe Spalten: Thema, Zielgruppe, Ziel (Traffic/Leads), Format, Hook-Ideen, Outline. Wenn ich eine neue Idee eintrage, füllt KI den Rest. Dadurch kann ich Content auch dann produzieren, wenn der Tag voll ist – weil die Vorarbeit schon erledigt ist.
Task 6: „Wöchentlicher Branchen-Scan → 3 Entscheidungen“ (statt 50 Links speichern)
KI-News, Tool-Updates, Trends… Die Informationsflut ist brutal. Aber du brauchst nicht mehr Informationen. Du brauchst Einordnung: Was heißt das für mich? Was soll ich tun?
Was du automatisierst
- Ein Sammeln von Quellen (RSS, Newsletter, Websites)
- Eine wöchentliche Zusammenfassung
- Und ganz wichtig: 3 konkrete Empfehlungen/Entscheidungen
Tools, die dafür taugen
- RSS + KI-Zusammenfassung (z.B. per Agent/Workflow)
- Make für Sammeln/Formatieren
- E-Mail-Ausgabe an dich selbst (damit du es wirklich liest)
Mein Praxis-Setup
Ich lasse mir Briefings so bauen, dass am Ende nicht „viel Text“ steht, sondern: „Mach diese drei Dinge diese Woche.“ Genau das ist der Unterschied zwischen Konsum und Fortschritt.
Task 7: „Angebotsprozess standardisieren“ (damit aus Anfragen verlässlich Umsatz wird)
Das ist mein Lieblings-Task, weil er direkt auf Umsatz einzahlt. Wenn du Angebote jedes Mal neu schreibst, dauert es zu lange, wirkt inkonsistent und du verlierst Geschwindigkeit.
Was du automatisierst
- Aus einer Anfrage wird ein Angebots-Entwurf (mit festen Modulen)
- Standardisierte Leistungsbausteine + Preise + Optionen
- Follow-up nach 2 und 5 Tagen
Tools, die dafür taugen
- Google Docs als Angebots-Vorlage
- Make/Zapier für „neue Anfrage → neues Doc aus Template“
- KI nur für Formulierungen und Struktur (Fakten bleiben bei dir)
Mein Praxis-Setup
Ich nutze eine Angebotsstruktur, die immer gleich ist: Ziel, Problem, Lösung, Ablauf, Invest, nächster Schritt. Clawbot füllt daraus einen Entwurf, ich passe nur noch Details an. Dadurch kann ich schneller Angebote rausschicken – und schnelle Angebote gewinnen oft, weil du „präsent“ bist, während andere noch überlegen.
Welche Tools sind „wirklich tauglich“? Eine schnelle Orientierung
Damit du nicht in Tool-Overload landest, hier eine kompakte Tabelle, wie ich die gängigen Optionen einordne:
| Tool | Stärke | Schwäche | Wann ich es nutzen würde |
|---|---|---|---|
| Make | Sehr flexibel, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis | Kann am Anfang komplex wirken | Wenn du 2–3 Automationen ernsthaft bauen willst |
| Zapier | Super schnell aufzusetzen | Wird schnell teuer bei vielen Steps | Wenn du schnell starten willst und wenig basteln möchtest |
| n8n | Sehr mächtig, gut für Tech-affine | Mehr Setup-Aufwand | Wenn du langfristig viele Workflows selbst hosten willst |
| Google Sheets | Einfach, überall, gut als „Quelle der Wahrheit“ | Kein richtiges Projekttool | Für CRM-light, Content-Backlog, Tracking |
Wie du das in 7 Tagen umsetzt (ohne dich zu übernehmen)
Wenn du diese Woche wirklich etwas verändern willst, dann mach es nicht „alles auf einmal“. Ich würde so starten:
- Tag 1: Task 1 (E-Mail → Aufgabenliste)
- Tag 2: Task 2 (Meeting-Notizen → Summary + To-dos)
- Tag 3: Task 5 (Content-Idee → Outline + Hooks)
- Tag 4: Task 3 (Belege → Ablage)
- Tag 5: Task 7 (Angebotsprozess standardisieren)
- Tag 6–7: Feinschliff + 1 Workflow wirklich stabil machen
Aus meiner Erfahrung brauchst du nicht viele Automationen. Du brauchst 2–3, die du wirklich nutzt. Das bringt mehr als zehn halbfertige Zaps.
Mein persönliches Fazit (ohne Marketing-Show)
KI-Automation ist gerade deshalb so wertvoll, weil sie kleinen Unternehmen etwas gibt, was früher nur größere Teams hatten: Standards, Geschwindigkeit und weniger Reibung. Und das Beste: Du musst dafür nicht programmieren können. Du musst nur bereit sein, deine Wiederholungen ernst zu nehmen.
Wenn du willst, kann ich dir aus deinen drei größten Zeitfressern eine „7-Tage-Automation“-Liste bauen – ganz konkret, mit Tool-Stack und Reihenfolge. Dann wird aus Inspiration ein Plan, den du wirklich umsetzt.
